Chcesz wynająć pokoje dla pracowników firmy, ale jednocześnie obawiasz się, jak wywiązać się ze zobowiązań, skoro nie ty osobiście będziesz tam mieszkał? Nie zawsze bowiem mamy wpływ na uczciwość czy niedbalstwo innych osób. Trzeba też ustalić z najemcą szczegóły na piśmie, aby uniknąć nieporozumień. Podpowiadamy zatem, co powinna określać umowa o wynajem pokoi dla pracowników.
Kto wynajmuje pokoje pracownicze i dla ilu osób?
W pierwszej części umowy najmu pokoi dla pracowników należy wskazać wynajmującego, czyli właściciela albo zarządcę obiektu, oraz firmę lub agencję pracy organizującą zakwaterowanie. Osoby, które mają zamieszkać w obiekcie, zwykle nie są stronami kontraktu. Zapis powinien określać, kto odpowiada za płatności i działania mieszkańców. Trzeba też podać maksymalną liczbę pracowników oraz ustalić, czy dopuszczalna jest rotacja składu ekipy. To, naszym zdaniem, wygodna opcja, bo możesz zastępować wyjeżdżających członków zespołu nowymi bez podpisywania aneksu. Ustal jedynie, w jakiej formie informować zarządcę, że dojdzie do zmiany, np. SMS-em w dniu poprzedzającym.
Jak umowa najmu określa standard oraz wyposażenie kwatery?
Umowa najmu dotycząca noclegów powinna określać dokładny adres, liczbę sypialni oraz dostęp do części wspólnych. Przykładowo, jeśli interesuje cię kwatera pracownicza w Katowicach, która ma 8 łóżek, to wskaż, czy potrzebujesz je wszystkie, czy raczej wystarczy 1 z 2 dostępnych tam pokoi. Dobrą praktyką według nas jest spisanie protokołu zdawczo-odbiorczego oraz przygotowanie dokumentacji zdjęciowej. Pamięć ludzka zawodzi, natomiast dzięki zdjęciom obie strony mogą wykazać zakres zużycia lub zniszczeń i naprawdę uniknąć dyskusji na zasadzie „ta ubita kafelka w łazience była już od samego początku”. W naszych kwaterach pracowniczych oferujemy pełne wyposażenie kuchni w sprzęt AGD, naczynia, meble w pokojach, więc je również warto ująć w spisie. W umowie najmu ujmujemy również usługę sprzątania, wymiany pościeli, pomoc dozorcy czy bezpłatne Wi-Fi.
Jak rozliczać czynsz, media i kaucję przy wynajmie dla pracowników?
Kolejnym ważnym punktem umowy najmu kwatery pracowniczej są zasady rozliczania kosztów. Cena może być ustalana za osobę, pokój albo cały lokal, a wybrany model wpływa na należność po zmianie składu zespołu. Jeżeli firma rezerwuje 8 miejsc, a po 2 tygodniach liczba mieszkańców spada do 6, stawka za osobę pozwala dostosować rachunek do aktualnego obłożenia. Opłata za cały obiekt zachowuje natomiast pełną wysokość do końca uzgodnionego okresu. Dokument powinien też wskazywać termin płatności, numer rachunku oraz dzień rozpoczęcia naliczania należności. Media mogą być wliczone do czynszu, objęte ryczałtem albo obliczane według wskazań liczników. Pierwszy wariant ułatwia zaplanowanie budżetu, a drugi odzwierciedla faktyczne zużycie wody, energii i ogrzewania. Kaucja zabezpiecza zaległości, szkody lub brakujące wyposażenie, dlatego strony powinny ustalić jej wysokość, podstawy potrąceń i termin zwrotu po odbiorze lokalu.
Jakie zasady pobytu wpisać do umowy najmu kwatery?
Codzienny porządek łatwiej egzekwować, gdy regulamin jest załącznikiem do umowy wynajmu pokoi dla pracowników, a firma zobowiązuje się przekazać go całej ekipie. Taki dokument może określać ciszę nocną, przyjmowanie gości, palenie, spożywanie alkoholu i parkowanie. Osobne zapisy powinny dotyczyć sprzątania kuchni, łazienki oraz innych wspólnych pomieszczeń, ponieważ brak wskazanej odpowiedzialności prowadzi do sporów między mieszkańcami.
Jak umowa reguluje odpowiedzialność za szkody i zakończenie najmu?
W kilkuosobowej ekipie ustalenie sprawcy konkretnego zniszczenia bywa trudne, dlatego umowa najmu powinna wskazywać podmiot odpowiedzialny wobec wynajmującego. Dokument musi rozróżniać uszkodzenia od naturalnego zużycia wyposażenia kwatery pracowniczej oraz określać sposób zgłaszania awarii. Jeśli cieknie kran lub zawór i żaden z pracowników tego nie zgłasza, woda może zalać szafkę, podłogę albo lokal na niższej kondygnacji. Zakres odpowiedzialności może wtedy objąć skutki zwłoki, dlatego trzeba wskazać osobę kontaktową i czas na przekazanie informacji.
Zakres umowy najmu pokoi pracowniczych zależy od liczby zakwaterowanych osób, długości pobytu i sposobu rozliczania noclegów. Uzgodnienie tych kwestii ułatwia firmie organizację pobytu, a właścicielowi rozliczenie lokalu po wyjeździe ekipy. Potrzebujesz kwater pracowniczych na Śląsku? Skontaktuj się z nami.
